Wer startet, ist bereits mitten im Prozess

Neuer DNK-Leitfaden: Fünf erste Schritte zum Nachhaltigkeitsbericht mit dem VSME-Modul des Deutschen Nachhaltigkeitskodex

Vorausschauendes Handeln ist kein Trend, sondern ein Grundprinzip solider Unternehmensführung. Unternehmen, die ihre Lieferketten kennen, steigende Energiepreise einplanen und regulatorische Entwicklungen im Blick haben, sind klar im Vorteil. Die Nachhaltigkeitsberichterstattung schafft genau diese Grundlage: Sie macht sichtbar, wo das Unternehmen steht, wo Risiken und Abhängigkeiten liegen und wo Chancen und Potenziale entstehen. Ähnlich wie die Finanzberichterstattung erfüllt sie damit eine zentrale Steuerungsfunktion.

Warum freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung gerade für KMU relevant ist

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet Nachhaltigkeitsberichterstattung vor allem, bessere Entscheidungsgrundlagen zu haben: Wo liegen Abhängigkeiten, wo Einsparpotenziale, wo Risiken?

Das zeigt sich konkret im Geschäftsalltag: Zulieferunternehmen, die Anfragen für den Bereich Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (Environmental, Social and Governance: ESG) ihrer Großkunden strukturiert beantworten. Maschinenbauunternehmen, die in Ausschreibungen mit einem Nachhaltigkeitsbericht punkten. Ein Handwerksbetrieb, der beim Bankgespräch mit konkreten Kennzahlen auftritt. Ein digitaler Bericht im Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed Small and Middel-sized Enterprises (VSME) kann dabei mehrere Anfragen von Geschäftspartner*innen, Banken oder Versicherungen gleichzeitig abdecken.  

Wer seine Nachhaltigkeitsdaten kennt und vorweisen kann, ist in solchen Situationen klar im Vorteil, unabhängig von gesetzlichen Berichtspflichten.

Sind Strukturen zur Datenerhebung einmal etabliert, ist eine Grundlage geschaffen, die auch bei künftigen Berichtspflichten trägt. Genau hier setzt der neue DNK-Leitfaden „Mach doch mal! Erste Schritte zum Nachhaltigkeitsbericht mit dem VSME-Modul des DNK“ an. Er unterstützt KMU dabei, pragmatisch und ressourcenschonend in die Berichterstattung einzusteigen und Nachhaltigkeit schrittweise als Steuerungs- und Lernprozess im Unternehmen zu verankern.

Die Erfahrungen der DNK Roadshows in Bayern und Sachsen zeigen ein klares Muster: Gerade der erste Bericht erzeugt Unsicherheit. Häufig fehlen Orientierung, ein realistisches Bild des tatsächlichen Aufwands und der erste Anstoß. Der Leitfaden greift diese Praxisfragen auf und übersetzt sie in fünf konkrete Einstiegsschritte.

Fünf Einstiegsschritte zum ersten Nachhaltigkeitsbericht

Gerade zu Beginn der Berichterstattung fehlt vor allem kleinen und mittleren Unternehmen oft der Überblick über relevante Daten, die abgefragt werden, sowie ein Ansporn, der den ersten Stein ins Rollen bringt. Frei nach dem Motto „Wer startet, ist bereits mitten im Prozess“ präsentiert der Deutsche Nachhaltigkeitskodex mit diesem Leitfaden einen praxisorientierten Vorschlag zur Erstellung eines ersten, freiwilligen VSME-Nachhaltigkeitsbericht mit der DNK-Plattform.

1. Schritt: Rollen benennen und Zuständigkeiten klären

Wer trägt die Verantwortung und wer liefert was zu?

Bevor die Datensammlung beginnt, geht es im ersten Schritt darum, intern Klarheit zu schaffen: Benennen Sie Verantwortlichkeiten und legen Sie fest, wer den Prozess mit verschiedenen Standorten und Tochtergesellschaften koordiniert. Ob zentral gesteuert oder über mehrere Schultern verteilt: Wichtig ist, dass Zuständigkeiten früh definiert und alle relevanten Bereiche, wie Personal, Controlling, Energie- oder Produktionsbereiche, in Absprache mit der Geschäftsführung aktiv eingebunden werden. Dieser Schritt schafft Verbindlichkeit über Abteilungen hinweg und erleichtert später die Zusammenarbeit.

2. Überblick verschaffen und Startprofil anlegen

Wie finde ich mich auf der DNK-Plattform zurecht?

Im zweiten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über die DNK-Plattform und legen Ihr Startprofil an. Sie erstellen einen ersten Bericht und tragen erste einfache Unternehmensdaten ein, wie Mitarbeitende, Umsatz, Rechtsform, Branche. So lernen Sie aktiv die Navigationsstruktur der Plattform kennen. Über die Unternehmensansicht haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, weitere Personen einzuladen, um gemeinsam am Bericht zu arbeiten und alle Beteiligten direkt an Bord zu holen.

3. Überblick über die Datenpunkte gewinnen

Was muss ich eigentlich berichten – und was nicht?

Der dritte Schritt dient der inhaltlichen Orientierung. Der VSME-Standard unterscheidet zwischen einem Basismodul und einem optionalen Zusatzmodul. Aus dem Zusatzmodul können auch nur einzelne, für das Unternehmen relevante Datenpunkte berichtet werden. Mithilfe des im VSME formulierten „If-applicable“-Prinzips („Falls zutreffend“-Prinzips) können Sie Datenpunkte identifizieren, die nur dann berichtspflichtig sind, wenn sie auf das eigene Unternehmen tatsächlich zutreffen. In der Plattform wird das „If-applicable“ Prinzip des VSME direkt umgesetzt, indem nichtrelevante Datenpunkte ausgeblendet werden können.

4. Schritt: Daten sammeln und in die Plattform eingeben

Wie bringe ich unstrukturierte und verteilte Daten in eine gemeinsame Form?

Viele relevante Daten liegen bereits vor – oft nur verteilt auf verschiedene Systeme und Dokumente. Dazu zählen Strom- und Gasabrechnungen, Human-Ressources-Tools, Fuhrparkdaten sowie Controlling-Reports. Diese werden im vierten Schritt gebündelt, strukturiert aufbereitet und schrittweise in die Plattform übertragen. Die DNK-Plattform übernimmt zwar nicht die Datensammlung an sich. Sie gibt aber klar vor, welche Informationen in welcher Form und Einheit einzutragen sind.  

5.Schritt: Bericht finalisieren

Wie wird aus Datenpunkten ein überzeugender Nachhaltigkeitsbericht?

Im fünften Schritt geht es in die Zielgerade: Aus den aufbereiteten Daten entsteht in der DNK-Plattform ein veröffentlichungsreifer Nachhaltigkeitsbericht im Corporate Design, inklusive Vorwort, Logo und unternehmensindividuellen Überleitungen. Vollständige Berichte können freiwillig zum DNK-Plausibilitätscheck eingereicht werden, bei dem unabhängige Gutachter*innen Konsistenz, Verständlichkeit und Kohärenz prüfen.

Fertig ist nicht gleich fertig

Mit der Veröffentlichung des geprüften Berichts endet der Prozess nicht: Der erste Bericht wird zur Grundlage für Ausschreibungen, Kooperationen und Anfragen von Banken und Geschäftspartner*innen, für glaubwürdige externe Kommunikation und für die Weiterentwicklung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie.